PROTOKOLL FÖRT VID ÅRSMÖTE FÖR ÅR 2020 MED FRYKSÅS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING OCH FRYKSÅS FÄBODLAG INTRESSEFÖRENING.
DEN 4 APRIL 2021, KL 15.00, Digitalt via Teams.
Närvarande: 38 st mötesdeltagare enligt närvarolista
- 1 Mötets öppnande
Mötet öppnades av ordförande Carin Nises.
- 2 Godkännande av kallelse
Kallelsen godkänns av stämman.
- 3 Godkännande av dagordning
Dagordningen godkänns av stämman.
- 4 Val av ordförande för årsmötet
Till ordförande för årsmötet väljs sittande ordförande Carin Nises.
- 5 Val av sekreterare för årsmöte
Till sekreterare för årsmötet väljs sittande Frida Grund.
- 6 Val av två stycken justeringsmän tillika rösträknare
Valberedningen föreslår att Elin Gustafsson och Liselott Länsmans utses till justeringspersoner. Stämman väljer dessa två till justerare.
- 7 Verksamhetsberättelsen
Verksamhetsberättelsen godkänns av stämman.
- 8 Ekonomisk redovisning
Kassör Åke Strandberg redogör kort för hur det ekonomiska läget ser ut i föreningarna.
Samfällighetsföreningen har ett minusresultat på -52229 kr. Underskottet beror till stor del på de ökade kostnaderna för snöröjning samt sandning. Det har varit fler insatser än normalt under våren 2020 och inför hösten 2020 tecknades ett nytt avtal för snöröjning som resulterade i en prisökning på 30%.
Under 2020 har samfällighetens underhållsfond nyttjats för reparationer av vägar till en kostnad av 9756 kr.
Intresseföreningen har ett överskott på 12 740 kr. Detta överskott beror till stor del på att inga aktiviteter har genomförts under 2020 pga pandemin. En nedskrivning av boklagret för Fryksåsboken har gjorts varför Intresseföreningens resultat hamnar på -5708 kr. Intresseföreningen har också under 2020 haft en kostnad för gräsklippning vid majstångsplatsen som utförs av Orsa Kvarn.
Styrelsens ambition är att de Fryksåsböcker som finns kvar i lager kommer att delas ut till medlemmarna.
Vid frågor eller mer detaljer kring den ekonomiska redovisningen går det bra att kontakta kassör Åke Strandberg.
Den ekonomiska redovisningen godkänns av stämman.
- 9 Revisionsberättelse
Revisorerna Ulrika Agerman och Markus Peters har det här året utfört revisionen.
Revisionsberättelsen godkänns av stämman.
- 10 Ansvarsfrihet
Stämman beviljar styrelsen ansvarsfrihet för år 2020.
- 11 Inkomna motioner
Till stämman har det inkommit två motioner. Den första motionen rör frågan kring vårt gemensamma sophus i Fryksås. Sophuset är ofta väldigt fullt och många gånger hamnar soporna utanför eller på golvet. Sophuset klarar helt enkelt inte den kapacitet som behövs i Fryksås.
I vårt sophus finns två olika typer av avfall. Det är hushållssopor och matavfall som Nodava har tömningsansvar för och förpackningar som PreZero ansvarar för. Genom åren har ett antal åtgärder gjorts för att förbättra situationen. Bland annat genom att sätt upp kodlåset till dörren, stänga igen luckorna från utsidan, utökning av antalet kärl, storlek på kärlen samt tömningsfrekvensen. Åke har en löpande dialog med entreprenörerna och tömningsschemat har justerats och just nu tömmer Nodava två gånger per vecka tisdagar och fredagar.
Nodava planerar en utbyggnad av sophuset för att klara av den kapacitet som behövs. Tills vi har ett större sophus på plats uppmanar styrelsen alla fastighetsägare att tillsammans hjälpas åt och hålla snyggt i soprummet samt säga till personer som slänger sitt skräp utanför. Viktigt också att inga bilar parkerar framför sophuset så att sopbilen får problem när tömning ska utföras.
Mötet får en fråga kring om vi med lappar kan uppmana att man även kan kasta återvinning i Grönklitt?Det finns en lapp med instruktioner samt telefonnummer till kundtjänst. Men det är alltid bra om man ser någon som kastar saker som inte hör hemma i sophuset att säga till men även uppmana om det är fullt att det också är möjligt att kasta i Grönklitt.
En fråga kring varför vi har ett kodlås och om en åtgärd kan vara att ta bort det under en period för att se om vi får mindre sopor utanför sophuset då? Kodlåset var en åtgärd som gjordes för att obehöriga ej skulle nyttja sophuset. Förslaget att under en period vara utan kodlås kan framföras till entreprenören Nodava som ytterst ansvariga.
En fråga kring om en extra avgift debiteras ut om vi slarvar i sophuset? Någon sådan avgift debiteras inte ut i nuläget.
Den andra motionen som inkommit rör brevlådorna vid övre vändplan som vid flertal tillfällen blivit blockerade så att postbilen inte kommer fram och lämnar någon post. Förslag är därför att flytta brevlådorna till vägkanten vid Kålmatsgårdens lador.
Styrelsen arbetar med denna fråga och planerar en utökning med ett brevlådeställ till som kan placeras på ett lämpligare ställe förslagsvis utmed vägkanten.
Mötet får en fråga kring om det skulle vara möjligt att dela ut parkeringsböter och lappa de bilar som parkerar olämpligt framför brevlådorna? Det vi kan göra är att tillsammans säga åt de personer som parkerar olämpligt och lämna en lapp på vindrutan. Några sådan insatser har gjorts under vintern och det har fungerat bra. Att anlita ett parkeringsbolag skulle kräva mycket administration.
Stämman beslutar att motionerna därmed är besvarade.
- 12 Ändring av stadgar
Vid stämman 2020 beslutades att ändra i stadgarna för båda föreningarna så att föreningarna i fortsättningen utser en revisor och en revisorssuppleant. För intresseföreningen krävs ett beslut även på denna stämma för att de nya stadgarna skall träda i kraft.
Stämman beslutar att godkänna dessa ändringar.
- 13 Val av gemensam styrelse och revisorer till Fryksås Samfällighetsförening och Fryksås Fäbodlag Intresseförening
Styrelsen består av 7 ordinarie ledamöter och 2 suppleanter.
Ordförande Carin Nises, Kassör Åke Strandberg och ledamöterna Charlotte Bjurström och Patrik Andersson valdes vid förra årsmötet på 2 år.
Valberedningens förslag:
Sekreterare: Frida Grund Omval 2 år
Ledamot: Mats Mårten Omval 2 år
Ledamot: Nils-Olof Olsson Omval 2 år
Suppleant: Kjell Högberg Omval 1 år
Suppleant: Ewa Lofvar Gerdsdotter Omval 1 år
Revisor: Markus Peters Omval 1 år
Revisorssuppleant: Ulrika Agerman Omval 1 år
Stämman väljer styrelse och revisorer enligt valberednings förslag.
- 14 Fastställande av instruktion till valberedningen
Styrelsen har för att tydliggöra valberedningens uppdrag tagit fram en skriftlig instruktion till valberedningens arbete.
Stämman godkänner denna instruktion.
- 15 Val av valberedning
Valberedningen består av tre personer som inom sig utser en sammankallande. Under året har valberedningen bestått av Annika Mårten, Henrik Sellmann och Liselott Länsmans. Samtliga är villig att fortsätta sitt uppdrag.
Till valberedning på 1 år väljer stämman Annika Mårten, Henrik Sellmann och Liselott Länsmans.
- 16 Budget 2021 och avgifter 2022
Styrelsen föreslår oförändrad omfattning av verksamheten under det kommande året.
Samfälligheten visade ett underskott på 52 229 kr för 2020. Underskottet beror på de ökade kostnaderna för snöröjning och prisökningen på 30 % i och med tecknandet av det nya avtalet som började gälla hösten 2020.
För att hantera de fakturor som kommer för snöröjning och halkbekämpning i slutet av året är styrelsens bedömning att det behöver finnas 150 000 kr i kassan.
För att klara av det målet och hantera underskottet föreslår styrelsen följande avgifter för samfälligheten:
- En extra utdebitering på 200kr/andel för 2021.
- Avgiften för 2022 höjs till 460kr/andel, en höjning med 110kr vilket motsvarar ungefär 30 %.
Intresseförenings avgift föreslås oförändrad på 400kr per fastighet.
Styrelsen föreslår också en påminnelseavgift på 200 kr per påminnelse till de som inte betalat sin faktura efter första påminnelsen.
Stämman beslutar att godkänna styrelsens förslag.
Mötet får en fråga kring snöröjningen och vad som händer vid en snörik vinter om kostnaderna skenar? Förslaget är att se över gränserna för när vi plogar och hur plogningen kan effektiviseras för att hålla nere timmarna.
Styrelsen tar gärna emot förslag kring förbättringar och förändringar. Det är svårt att hitta en lagom nivå och under vinter har det varit en del samtal till styrelsen kring att det har plogats för lite snarare än för mycket.
Mötet får en fråga kring hur det gemensamma ytorna plogas? Övre parkeringen är gemensam, nedre parkeringen sköts av Trafikverket. Övriga ytor är privata.
Mötet får ett medskick gällande sandningen och att det ibland kan sandas överdrivit mycket.
Leverantören behöver ibland sanda mellan plogningarna i förebyggande syfte inför nästa snöfall och plogning som ska utföras.
Mötet får en fråga kring hur vi kan medvetandegöra medlemmarna kring kostnaderna för snöröjningen på ett bra sätt. Kan vi presentera hur mycket ett plogtillfälle och ett sandtillfälle i snitt kostar?
Timpriset för en insats oavsett tid på dygnet är 1375kr inklusive moms. En plogning av hela fäboden inklusive privata infarter och framkörning tar ungefär 6-9 timmar. Detta innebär att ett besök kostar mellan 8000-12.000kr. Ett besök för sandning inklusive sand kostar mellan 4000-5000kr.
Förslaget är att dessa kostnader presenteras på hemsidan.
- 17 Kostnadsersättningar till styrelsen
Styrelsens förslag är att kostnadsersättningarna är oförändrade jämför med föregående år dvs schablonmässig kostnadsersättning till ordförande 3000kr, sekreterare 1500kr och kassör 5000kr.
Stämman godkänner ersättningarna. Ersättningen gäller för båda föreningarna och kostnaderna kommer att delas mellan samfälligheten och intresseföreningen.
- 18 Information om aktivitetsdagar
På grund av det rådande läget kring Coronapandemin så har inga aktiviteter genomförts under 2020. Då läget fortfarande är detsamma ser styrelsen det inte möjligt att genomföra någon traditionell röjardag sista lördagen i maj. Det finns en del arbete som behöver utföras och styrelsen diskuterar alternativa upplägg för en röjardag i mindre skala med mindre grupper. Alla medlemmar som har förslag på hur ett sådant upplägg kan genomföras eller ser arbete som behöver utföras är välkomna att höra av sig till styrelsen.
- 19 Information om utbyggnadsplaner i Grönklitt
Alla medlemmar har fått ett utskick med en inbjudan att lämna synpunkter kring en ny detaljplan för ett område mellan Grönklitt och Fryksås. Det tilltänkta området ligger på höger sida efter skidspåret till Grönklitt och området startar ungefär där de sista husen i Grönklitt ligger idag. Det rör sig om ungefär 40 stycken nya hus. Eventuella synpunkter ska lämnas in senast den 12/4 och i detta skede är det möjligt för alla som vill att skicka in sina tankar. När processen går vidare till nästa steg kommer endast sakägare att få lämna synpunkter.
Mötet diskuterar huruvida vi som förening ska lämna synpunkter eller inte. Vi är många medlemmar i föreningen och åsikter kan gå isär varför förslaget är att alla som vill får yttra sig var och en för sig.
- 20 Meddelande om plats där stämmoprotokollet finns tillgängligt
Stämman beslutar att protokollet ska publiceras på hemsidan efter justering.
- 21 Mötet avslutas
Mötet avslutas och ordförande tackar alla medlemmar för visat intresse. Under nästa år hoppas vi kunna träffas fysiskt igen.
Fryksås den 4 april 2021
Frida Grund
Sekreterare
Justeras:
Elin Gustafsson Liselott Länsmans