PROTOKOLL FÖRT VID ÅRSMÖTE FÖR ÅR 2018 MED FRYKSÅS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING OCH FRYKSÅS FÄBODLAG INTRESSEFÖRENING.
DEN 21 APRIL 2019, KL 15.00 PÅ ROVDJURSCENTER, GRÖNKLITT
Närvarande: 56 st mötesdeltagare enligt närvarolista.
Gemensamma punkter för båda föreningarna.
- 1 Mötet öppnande.
Ordförande förklarar mötet öppnat.
- 2 Godkännande av kallelse.
Kallelsen godkänns av årsmötet.
- 3 Godkännande av dagordning.
Dagordningen godkänns av årsmötet.
- 4 Val av ordförande för årsmötet.
Till ordförande för årsmötet väljs sittande ordförande Mikael Olmats.
- 5 Val av sekreterare för årsmöte.
Till sekreterare för årsmötet väljs sittande Frida Grund.
- 6 Val av två stycken justeringsmän.
Till justeringsmän för årsmötet väljs Helena Peters och Fredrik Länsmans.
- 7 Verksamhetsberättelsen.
Verksamhetsberättelsen godkänns av årsmötet.
- 8 Ekonomisk redovisning
Kassör Åke Strandberg lämnar en redovisning över ekonomi för Fryksås samfällighetsförening, Fryksås Fäbodlag Intresseförening samt för Fryksås Boken. ( Bilaga 1 ekonomisk redovisning).
Det totala underskottet för 2018 är -68336 kr fördelat på -54500kr i Samfällighetsförening och
-22389kr på Intresseförening och Fryksåsboken.
Styrelsen förslag till hantering av dessa underskott är de kostnader som kan räknas som turistfrämjande åtgärder dvs inköp av nya bord, blomlådor och bryggstege med mera belastar Fryksåsbokens konto.
Årsmötet godkänner detta förslag.
Underskottet i Samfällighetsföreningen beror på en snörik vinter och höga kostnader för snöröjning och halkbekämpning. Under 2018 hade vi totalt 34 besök av entreprenören varav 20 stycken besök för snöröjning och 14 stycken besök för sandning. Kostnadsfördelningen på snöröjning under 2018 har varit 28% av kostnader är för sandning, 33% är snöröjning på samfällighetens vägar, 39% är snöröjning privata infarter.
Styrelsen förslag för att hantera underskottet i Samfälligheten är att varje del ska stå för sina egna kostnader och att en uttaxering i efterskott ska göras. Detta betyder att sandning och snöröjning av samfällda vägar bekostas av samfällighetsförening vilket är 60% av kostnaderna och att den privata snöröjningen vilket är 40% av kostnaderna bekostas av de som nyttjar den tjänsten. För att täcka underskottet på -54500 kr är styrelsen förslag att uttaxering i efterskott ska ske på följande sätt.
Samfällighetens kostnader på -32700 kr fördelas ut med 105 kr/andel och den privata snöröjningens kostnader på -21800kr fördelas ut med 450 kr för de som idag har en kort infart och 900 kr för en lång infart.
Årsmötet godkänner detta förslag.
Kassören visar en summering av när våra medlemmar betalar sina fakturor. Ungefär 20% av medlemmar betalar inte i utsatt tid och styrelsen vädjar till medlemmarna att betala sina fakturor i tid för att slippa extra administration kring påminnelser.
- 9 Revisionsberättelse.
Carin Nises som utfört revisionen tillsammans med Oscar Diös läser upp revisionsberättelsen som godkänns av årsmötet.
- 10 Ansvarsfrihet.
Årsmötet beviljar styrelsen ansvarsfrihet för år 2018.
- 11 Inkomna motioner.
En inkommen motion från Arne Andersson Hansjö 232:6.
Bakgrund: I och med att vägarna inom fäboden sandas i högre grad än tidigare har det blivit svårt att åka skidor inom fäboden.
Förslag: Anordna skidspår från den plats där skidspåren från Grönklitt slutar idag ner till nedre parkeringen. Anordna skidspår från stigen till Björntjärn ner till övre parkeringen.
Styrelsen har diskuterat denna motion och tycker det är ett trevligt initiativ men då ingen samfälld mark finns på den tilltänka sträckan så uppmanar vi er fastighetsägare att själva diskutera frågan och finns möjlighet så har föreningen en spårkälke att tillgå och låna för den som är intresserad.
- 12 Val av gemensam styrelse till Fryksås Samfällighetsförening och Fryksås Fäbodlag Intresseförening.
Styrelsen består av 7 ordinarie ledamöter och 2 suppleanter.
Ordförande Mikael Olmats och kassör Åke Strandberg valdes vid förra årsmötet på 2 år. Ledamöterna Charlotte Bjurström och Patrik Andersson valdes vid förra årsmötet på 2 år.
Valberedningens förslag till sekreterare, ledamöter, suppleanter och revisorer föreslås enligt följande:
Sekreterare 2 år: Omval Frida Grund
Ledamot 2 år: Omval Mats Mårten
Ledamot 2 år: Omval Nils-Olof Olsson
Suppleant 1 år: Omval Kjell Högberg
Suppleant 1 år: Omval Ewa Lofvar Gerdsdotter
Revisorer 1 år: Omval Karin Nises och Oscar Diös
Årsmötet väljer sekreterare, ledamöter, suppleanter och revisorer enligt ovan.
Vid val av tre stycken till valberedning på 1 år väljer årsmötet omval av Annika Mårten, Henrik Sellmann och Ulrika Agerman. Till sammankallande utses Annika Mårten.
- 13 Uppdrag till styrelsen.
- Hur ska vi hantera de höga kostnader för snöröjningen och vad kan vi göra åt det? Se punkt 15 budget 2019.
Fryksås Samfällighetsförening
- 14 Information om vägarna inom Samfälligheten.
Nodava arbetar med att grävningar för att dra vatten och avlopp till ett antal fastigheter samt för att skapa bättre cirkulation på dricksvattnet i Fryksås. När Nodava är färdig med detta arbete så kommer de att återställa de skador som skett på vägarna.
Det är viktigt att alla entreprenörer som är och arbetar i Fryksås och som belastar vägarna återställer efter sig. Det åligger den fastighetsägare som har anlitat en entreprenör att ansvara för att vägarna återställs i det skick som var innan. Vid frågor eller hjälp med detta så ska vägansvarige Mats Mårten kontaktas.
Åke Frelin som har varit ansvarig för att kontakta entreprenören när plogning eller sandning behövs har avsagt sig detta uppdrag inför nästa vinter. Vi behöver tillsammans fundera och hitta en lösning på detta inför nästa vinter. Styrelsen uppmanar alla medlemmar att fundera på detta och återkomma till styrelsen med eventuella förslag.
Då sandning har varit en stor kostnad under vintern så diskuterar vi frågan kring hur mycket det ska sandas på våra vägar. Styrelsen tar gärna emot synpunkter och tankar kring detta och kommer att diskutera frågan vidare inför nästa vinter.
Det sker ingen sandning på de privata infarterna utan sand finns att hämta i sandlådorna.
- 15 Budget 2019.
Kassör Åke Strandberg presenterar rambudget för 2019 gällande Fryksås Samfällighetsförening.
(Bilaga 2 budget samfälligheten)
Styrelsens förslag i budgeten inför 2019 är att på grund av de ökade kostnaderna för snöröjning och halkbekämpning höja avgiften per andel från 275 kr/andel till 350 kr/andel.
Förslag till höjning av kostnaderna för den privata snöröjningen för våren 2019 är 30% dvs en kort infart kostar 130kr och en lång infart 260kr. Inför hösten 2019 kommer en revidering av de olika prisklasserna att göras.
Årsmötet beslutar att rösta mellan att acceptera styrelsen förslag till avgiftshöjningen alternativ att avgiften får kvarstår och att uttaxering görs i efterhand om kostnader blir högre än budgeterat. Årsmötet beslutar efter röstning att godkänna rambudgeten och avgiftshöjning.
Gällande snöröjning och dess kostnader kommer ett förslag från Per Länsmans att vi måste särskilja på kostnaderna för snöröjningen för privat infart och samfällda vägar. Förslaget är att samfällda vägar ska plogas först och för att sedan starta en ny räkning av tid när de privata gårdarna plogas. Redovisningen från entreprenören ska sedan fördelas på fakturan och visa samfälld och privat plogning var och en för sig. Detta för att vi ska få en mer rättvis fördelning och för att varje del av snöröjningen ska bära sig själv. Styrelsen tar mig sig denna punkt för fortsatt diskussion med entreprenören.
På grund av de ökade kostnaderna för snöröjningen har styrelsen har tagit fram en handlingsplan för att se över snöröjningen och dess kostnader. Följande punkter kommer styrelsen att arbeta med inför nästa vinter:
- Uppföljning med nuvarande entreprenör.
- Möte med kommunen och besparingsskogen om bidrag till snöröjning.
- Styrelsen tar ställning till förlängning alternativt ny upphandling av entreprenör.
- Genomgång och uppdatering av modell för prissättning av privat snöröjning i syfte att få mer rättvis kostnadsfördelning.
Årsmötet godkänner denna handlingsplan och styrelsen återkopplar per mail med en uppföljning till medlemmarna under hösten.
- 16 Information om privat snöröjning.
Under våren kommer en genomgång och uppdatering av prissättningen för privat snöröjning att göras. Se handlingsplanen för snöröjningen under punkt 15.
Det är viktigt att som fastighetsägare markera upp vart det ska plogas och vart snö ska läggas. All kontakt med entreprenören ansvarar styrelsen för så vill man göra någon förändring eller har synpunkter på plogningen ska kontakt tas med Åke Strandberg.
- 17 Kostnadsersättningar till styrelsen.
Styrelsens förslag till kostnadsersättningar är följande:
- Ordförande 3000kr
- Kassör 5000kr
- Sekreterare 1500kr
- Ansvarig för gräsklippning m.m 3000kr
- Ansvarig för budning av snöröjning 1500kr
Årsmötet godkänner ersättningar. Ersättningen gäller för båda föreningarna och kostnaderna kommer att delas mellan samfälligheten och intresseföreningen.
- 18 Övriga frågor.
Inga övriga frågor.
Fryksås Fäbodlags Intresseförening
- 19 Budget 2019
Åke Strandberg presenterar rambudget för 2019 gällande Fryksås Fäbodlags Intresseförening. (Bilaga 3 budget intresseförening)
Den tidigare medlemsavgiften på 400 kr kvarstår.
Årsmötet godkänner rambudgeten.
- 20 Kostnadsersättningar till styrelsen.
Se punkt 17.
- 21 Bokens kapital, Turistfrämjande åtgärder.
Ordförande informerar att bokens kapital är enbart till för ”turistfrämjande åtgärder”.
Kapitalet är låst för turistfrämjande åtgärder tom 2021-03-02, då Jordbruksverkets kontroll av utbetalda medel upphör.
De turistfrämjande åtgärder som har gjorts under året är inköp av nya bord till majstångsplatsen samt bryggstege till bryggan i Björntjärn.
Det finns fortfarande böcker kvar till försäljning. Böckerna säljs nu för 85kr/st. Kontakta Åke eller Frida om du är intresserad av att köpa fler böcker.
- 22 Röjardagen.
Röjardagen infaller i år den 25 maj. Vi använder denna dag till att röja och städa upp i fäboden efter vintern. Det blir traditionsenlig lunch på Smidgården och middag på Fryksås hotell. Föreningen subventionerar lunchen med 30 kr/person och middagen med 50 kr/person . Som medlem betalar du 55 kr för lunch och 275 kr för middag.
Årsmötet beslutar att inte anordna några lekar eller tipspromenad denna gång.
För den fastighetsägare som inte deltar på Röjardagen så debiteras en avgift på 300kr.
- 23 Midsommar.
Vi firar på midsommarafton den 21 juni kl 14.00. Vi inleder med att plocka blommor, binda kransar och klä stången. Med gemensamma krafter reser vi sedan stången och avslutar med sång och dans.
- 24 Stigar och källor i Fryksås.
Årsmötet beslutar att arbetsdagen för ”Stigar och källor” blir den 24 augusti, mer info kommer på hemsidan. Den här dagen används till att röja gräs och sly runt våra källor, stigar och vägar. Dagen avslutas med fiske och grillning vid kojan vid Rädsjön.
- 25 Skidspåret.
Ordförande informerar om att skidspåret inte varit i bruk under de senaste åren. Förslaget är att använda spåret som en fin vandringsled/skoterled och att vi under året ska försöka ta fram en karta som visar vart spåret går någonstans. Det finns sedan tidigare gula markeringar att följa.
För den som är intresserad och vill anordna ett eget skidspår på sin tomt så har föreningen en spårkälke som går att dra efter skotern. Den är sponsrad av familjen Kleen när vi startade upp arbetet med skidspåret från Fryksås. För att låna kälken kontakta Sune Håll.
- 26 Övriga frågor.
En fråga från Per Länsmans kring att som medlem få begära ut uppgifter från medlemsregistret rörande andra medlemmars beställning och betalning av privat snöröjning. I och med införande av den nya dataskyddslagen GDPR har styrelsen i maj 2018 beslutat om en informationspolicy som ska gälla i föreningen. I enlighet med denna policy kan vi i styrelsens inte lämna ut listor via mail med personuppgifter på våra medlemmar.
Har man frågor och funderingar kring den ekonomiska redovisningen är man välkommen att kontakta Åke Strandberg.
En fråga från Stig Bjarling kring snöröjningen då han upptäckt att ett lock på ett vattenrör försvunnit under vinter. Det är upp till den fastighetsägare som har beställt privat snöröjning att sätta upp markeringar på exempelvis brunnslock för att skador inte ska ske vid plogning.
- 27 Mötet avslutas.
Mötet avslutas och ordförande tackar alla medlemmar för visat intresse.
Fryksås den 5 maj 2019
______________________________
Frida Grund
Sekreterare
Justeras:
Helena Peters Fredrik Länsmans